La legge vieta alle Pubbliche Amministrazioni ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi di pretendere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito al funzionario richiedente.
Il funzionario che ha richiesto quei dati, li trascrive sul modulo predisposto dall'ufficio, annotandovi gli estremi del documento e sottoscrivendolo assieme all'interessato.
Nel caso in cui non sia previsto l'obbligo di presentarsi davanti al funzionario richiedente, il cittadino può far compilare il modulo, con le stesse modalità, anche dal cancelliere del Tribunale, notaio, funzionario incaricato dal Sindaco, e poi trasmetterlo all'ufficio competente anche a mezzo posta.